Concedere credito a un cliente permettendogli di pagare a scadenze dilazionate è un modo per aumentare le vendite e consolidare i rapporti, ma rappresenta anche una fonte di rischio. Spesso concesso per sostenere le vendite, può infatti trasformarsi in una minaccia alla liquidità aziendale se non viene monitorato con metodo.
Ritardi nei pagamenti, clienti inadempienti e mancanza di controllo possono generare squilibri finanziari difficili da correggere a posteriori. Per evitare queste situazioni, ogni impresa dovrebbe dotarsi di strumenti e indicatori in grado di offrire una visione chiara e aggiornata dell’andamento dei crediti e degli incassi.
Gli strumenti per il monitoraggio del credito commerciale
Esistono diverse soluzioni per tenere sotto controllo il credito commerciale. Vediamo insieme quali sono i principali strumenti operativi.
Aging report per l’analisi delle scadenze
L’aging report suddivide i crediti in essere per cliente in base alla scadenza. In pratica, mostra se e da quanto tempo una fattura è scaduta. In questo modo è possibile individuare rapidamente i clienti con ritardi cronici, stimare il rischio di insolvenza e adottare azioni mirate (es. sollecito telefonico, blocco ordini).
L’aging report è più di uno scadenzario, mostra infatti l’evoluzione temporale dei crediti attivi, organizzandoli in fasce di ritardo. Si basa su due dati chiave: la data di scadenza della fattura, l’età del credito, cioè il tempo trascorso dalla scadenza.
Può essere generato con strumenti come Excel, ERP aziendali o software di credit management.
Attraverso l’aging report è possibile individuare clienti a rischio guardando le esposizioni, (un’esposizione crescente nelle fasce 60+ o 90+ giorni è un chiaro segnale d’allarme), definire priorità di recupero (i crediti con maggiore anzianità richiedono un’azione tempestiva e mirata) ed effettuare confronti periodici (monitorare l’evoluzione dell’aging mese su mese consente di valutare se la situazione sta migliorando o peggiorando).
Days Sales Outstanding (DSO) per valutare l’efficienza
Il DSO indica in quanti giorni, in media, l’azienda riesce a trasformare le sue vendite a credito in incassi. È il KPI per eccellenza del credit management e si calcola con la formula:
(Crediti Totali / Vendite Totali) × 365
Un DSO basso è indicativo di incassi rapidi e una buona salute finanziaria, mentre un DSO alto è sintomatico di incassi lenti e quindi di un rischio di cassa.
Per un’analisi completa è bene confrontare il DSO con i termini di pagamento medi (se si vende a 60 giorni ma il DSO è 85 ci sono 25 giorni extra di scoperto) e con i valori di riferimento del settore (alcuni comparti tollerano fisiologicamente DSO più alti, altri no). Una buona pratica è quella di monitorare il DSO ogni mese e, in particolare, sui clienti chiave, ovvero quelli che incidono in modo rilevante sul fatturato o che generano rischi di concentrazione: in questi casi anche piccoli peggioramenti possono avere un impatto significativo sulla liquidità aziendale.
Cash forecast per prevedere la liquidità
La previsione di cassa, o cash forecast, è uno strumento di previsione che stima i flussi finanziari futuri, sulla base dei crediti in scadenza, degli incassi attesi e delle uscite programmate. Per il credit manager è particolarmente utile perché permette di pianificare il fabbisogno finanziario a breve termine, prevenire tensioni di liquidità e prendere decisioni su investimenti o finanziamenti.
Il cash forecast nella gestione del credito commerciale serve a stimare quanto si incasserà e quando, sulla base delle scadenze in portafoglio e del comportamento passato dei clienti.
Sistemi di alert automatici per un presidio continuo e costante
Un sistema di alert è un insieme di notifiche automatiche che segnalano in tempo reale eventi critici, come fatture in scadenza, crediti oltre 60 o 90 giorni, clienti che superano il limite di fido, il mancato incasso dopo sollecito, insolvenze persistenti.
Molti ERP e gestionali contabili offrono sistemi di notifica personalizzabili, ma è anche possibile usare software specializzati nel credit management.
Grazie agli alert è possibile intervenire prima che il credito diventi problematico, mentre soluzioni software dedicate al credit management offrono strumenti ancora più evoluti come il credit scoring.
Cruscotti (dashboard) per un controllo immediato
Un cruscotto di credit management è una dashboard interattiva, aggiornata in tempo reale, che raccoglie i principali dati e indicatori in un’unica schermata, per un controllo immediato.
In genere include: il totale dei crediti in essere, l’aging per categoria di scadenza e per cliente, l’andamento del DSO (attuale e storico), incassi attesi e reali, clienti a rischio (ordinati per esposizione e ritardo), grafici di tendenza mensile.
Nella pratica, la dashboard permette di identificare rapidamente anomalie, ad esempio clienti che accumulano ritardi ricorrenti o superano i limiti di fido, e di condividere informazioni aggiornate con amministrazione, commerciale e direzione. Diventa uno strumento di allineamento tra reparti, utile sia per le decisioni operative quotidiane (priorità di sollecito, definizione di piani di rientro) sia per le valutazioni strategiche (politiche di credito, esposizione settoriale, gestione dei rischi di concentrazione).
Il monitoraggio del credito come pilastro strategico
Monitorare il credito commerciale non significa solo sapere chi non ha pagato, ma costruire un sistema continuo di controllo e prevenzione, che permetta all’impresa di agire prima che i problemi diventino emergenze.
Adottare strumenti di monitoraggio consente alle imprese di trasformare la gestione del credito da semplice contabilità a leva di sostenibilità e crescita finanziaria, attraverso l’analisi di dinamiche, ritardi, rischi e opportunità.
Aging, DSO, forecast, alert e dashboard sono strumenti complementari, non alternativi. Ognuno ha un ruolo preciso in un ecosistema di controllo che può davvero fare la differenza nel perseguire l’equilibrio finanziario ed evitare crisi di liquidità.
