Una corretta gestione del credito rappresenta un fattore di fondamentale importanza. In questo ambito, la UNI/PdR 44:2018, la prassi di riferimento pubblicata dall’UNI (Ente Italiano di Normazione) in collaborazione con ACMI (Associazione Credit Manager Italia) nel 2018 e aggiornata nel 2021, fornisce un modello utile e pratico per organizzare, controllare e monitorare i processi di gestione del credito commerciale in modo strutturato ed efficace.

Pur non essendo una norma da rispettare obbligatoriamente, questa prassi sta riscuotendo crescente interesse, soprattutto tra le PMI che vogliono migliorare la propria solidità finanziaria e rafforzare la fiducia dei partner commerciali.

La UNI/PdR 44:2018, intitolata “Credit management – Servizio di credit management, requisiti dei profili professionali del credit management e indirizzi operativi per la valutazione di conformità”, propone un insieme di linee guida pensate appositamente per una gestione del credito efficace ed efficiente.

L’obiettivo è quello di offrire un quadro organizzativo chiaro per gestire il credito in tutte le sue fasi, riducendo il rischio di insolvenza e contribuendo alla continuità aziendale.

La prassi definisce il servizio di credit management in tutte le fasi del ciclo attivo e dei relativi criteri per la prevenzione e gestione dei rischi inerenti il credito commerciale, nel mercato domestico ed estero. Inoltre, vengono definiti i profili professionali che intervengono in tale processo.

Nell’UNI/PdR 44:2018 il ciclo del credito viene suddiviso in nove fasi operative ben definite:

• valutazione della struttura finanziaria d’azienda e rischio di credito, con definizione di vision e mission del credit management, in coerenza con gli obiettivi generali dell’azienda;
• assegnazione dei ruoli, delle attività e delle responsabilità e definizione dei KPI;
• segmentazione dei clienti e definizione degli affidamenti base sulla di criteri oggettivi (rating, comportamenti di pagamento, settore);
• gestione delle garanzie e degli strumenti di copertura per una mitigazione del rischio;
• controllo degli ordini e rispetto dei fidi;
• monitoraggio dell’esposizione dei clienti e verifica della adeguatezza dei fidi;
• gestione delle criticità lungo il ciclo attivo e attività di collection;
• procedure di recupero stragiudiziale, giudiziale e valorizzazione fiscale dei crediti commerciali, e gestione della crisi di impresa;
• analisi dei risultati raggiunti e dei relativi scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati.

Per ogni fase la prassi individua le specifiche attività da attuare, in modo che sia possibile per l’azienda meglio individuare responsabilità e strumenti per ciascun passaggio. Strutturare il processo di credit management su basi solide è una scelta strategica per proteggere la continuità dell’impresa.

La prassi sottolinea l’importanza di definire una policy del credito che stabilisca obiettivi, soglie di rischio accettabili e procedure operative. Questa policy deve essere approvata dalla direzione e comunicata chiaramente a tutte le funzioni coinvolte.

La UNI/PdR 44:2018 si concentra in particolare sui ruoli chiave del processo e ne va a evidenziare attività, abilità, competenze e conoscenze. Queste figure sono:

• il credit manager, responsabile del credito commerciale che attraverso la gestione professionale dello stesso, contribuisce alla realizzazione delle politiche commerciali salvaguardando la profittabilità e la continuità aziendale;
• il deputy credit manager, profilo professionale che supporta il credit manager nello svolgimento delle sue attività e che prende il suo posto in caso di mancanza temporanea del credit manager;
• Il customer service specialist credit manager, che gestisce i rapporti con la forza vendita, interna ed esterna, e interloquisce direttamente con clienti, distributori e concessionari, rappresentando idealmente il collegamento tra la sfera commerciale/vendite e la sfera amministrazione/finanza;
• il rating specialist credit manager, che analizza le variabili reddituali e finanziarie (cash flow, indicatori di equilibrio/sostenibilità finanziaria, dati di bilancio), li valuta in ottica forward-looking, oltre a svolgere attività proattiva di assistenza e supporto al credit manager per la sistematica e continuativa predisposizione, attestazione, analisi e valutazione della base informativa (storica e prospettica) necessaria al processo di assegnazione delle linee di affidamento;
• il collection specialist credit manager, coinvolto nella gestione dello scadenzario clienti e responsabile del monitoraggio e di tutte le azioni relative al management del credito scaduto;
• il dispute e legal recovery credit manager che gestisce i rapporti con il partner legale esterno o con la società di servizi preposta alla gestione pre-legale e giudiziale dell’azione di recupero credito;
• l’auditor del servizio di credit management che conduce gli audit per valutare la conformità delle aziende o aree aziendali che detengono il servizio di credit management rispetto la presente prassi di riferimento.

Semplificando la struttura organizzativa, possiamo immaginarci tre macroaree: la direzione aziendale che mantiene la responsabilità complessiva, approva la policy e vigila sul suo rispetto; i referenti del credito che gestiscono le attività operative di valutazione, monitoraggio e recupero; l’amministrazione che supporta la registrazione puntuale delle informazioni e l’emissione delle comunicazioni.

Un’azienda che si dota di un’organizzazione chiara, dove sono definiti ruoli, compiti e responsabilità, ha minore probabilità di commettere errori e una gestione più coerente.

In considerazione delle fasi e delle attività di credit management, è consigliabile l’utilizzo di strumenti e indicatori che aiutano a valutare l’efficacia del processo di gestione del credito.

Tra i principali:

• aging list dei credit, un prospetto che classifica le fatture in base all’anzianità dello scaduto (es. 0-30 giorni, 31-60 giorni, oltre 60 giorni). Questa fotografia immediata aiuta a individuare situazioni critiche e priorità di intervento;
• schede cliente aggiornate che raccolgono informazioni anagrafiche, storiche e finanziarie, come abitudini di pagamento, fidi concessi, condizioni contrattuali. Sono indispensabili per una valutazione corretta del rischio di credito;
• indicatori di performance come il Days Sales Outstanding (DSO), il tasso di incaglio e l’incidenza dei crediti scaduti sul totale fatturato. Questi indicatori, costantemente monitorati, permettono di valutare l’efficacia del processo e individuare aree di miglioramento.
• check list di controllo, servono a verificare il rispetto delle procedure stabilite nella policy del credito, dalla corretta raccolta dei dati preliminari all’avvio tempestivo delle azioni di recupero;
• report periodici alla direzione, la redazione di report chiari e sintetici consente di informare il management sull’andamento complessivo del credito commerciale e supportare le decisioni strategiche;
• software di gestione e strumenti informatici che possono essere utilizzati per archiviare dati, calcolare indicatori e generare report. Per imprese più evolute, è possibile integrare moduli di gestione crediti in software ERP.
• sistema di credit scoring evoluto: modello predittivo che integra dati interni ed esterni per valutare il rischio cliente in modo rapido, oggettivo e coerente.

L’adozione sistematica di questi strumenti favorisce maggiore trasparenza interna, coerenza nei comportamenti e rapidità d’azione quando emergono segnali di criticità.

L’adozione di una prassi come la UNI/PdR 44:2018, la definizione di ruoli specifici e la divisione del ciclo del credito in fasi e attività, offrono numerosi benefici che possono incidere in modo diretto sulla capacità delle PMI di gestire in modo sano e sostenibile il credito commerciale.

Tra i principali vantaggi si possono evidenziare:

• maggiore previsione e controllo dei flussi finanziari, l’applicazione di procedure standardizzate, unite all’utilizzo di strumenti di monitoraggio e indicatori di performance, consente di prevedere con maggiore precisione le entrate e le uscite;
• riduzione del rischio di insolvenza, valutare il merito creditizio con un approccio sistematico e formalizzato aiuta a selezionare i clienti più affidabili, impostare limiti di credito coerenti e attivare tempestivamente le procedure di recupero. In questo modo, la prevenzione del rischio diventa un processo ordinario, e non una risposta estemporanea ai problemi di incasso;
• maggiore chiarezza interna sui ruoli e le responsabilità, la prassi individua chiari presidi organizzativi e questo contribuisce a evitare sovrapposizioni, omissioni o confusione nella gestione quotidiana, riducendo il rischio operativo e gli errori;
• valorizzazione della reputazione aziendale, dimostrare l’adozione di una prassi riconosciuta e trasparente nella gestione del credito migliora la percezione di affidabilità da parte di banche, assicurazioni e partner commerciali. La reputazione di un’azienda attenta alla gestione del rischio è un elemento strategico che può facilitare l’accesso al credito e la concessione di condizioni più favorevoli;
• rafforzamento della continuità aziendale, un approccio strutturato aiuta a consolidare la resilienza dell’impresa, perché consente di affrontare con maggiore prontezza eventuali eventi imprevisti, come insolvenze di clienti strategici o cambiamenti nei cicli di incasso;
• crescita della cultura interna della gestione del credito, l’adozione della prassi stimola la diffusione di una cultura organizzativa fondata sulla responsabilità condivisa, sulla prevenzione e sulla consapevolezza. Questo si traduce in comportamenti più coerenti tra le diverse funzioni aziendali e in una maggiore attenzione alla qualità del portafoglio crediti.

Tutto ciò contribuisce a trasformare la gestione del credito da un’attività frammentata in un pilastro strategico della governance aziendale, favorendo la sostenibilità finanziaria e la competitività nel lungo periodo.

In sostanza, la UNI/PdR 44:2018 rappresenta un utile riferimento per le imprese che vogliono dotarsi di un approccio strutturato e coerente nella gestione del credito commerciale. Senza richiedere investimenti onerosi, questa prassi aiuta a dotarsi di regole chiare che possono fare la differenza.