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Il Garante della Privacy lo scorso 13 ottobre 2015, ha pubblicato le regole per il corretto reperimento e uso dei dati sull’affidabilità commerciale di imprenditori e manager. Specificate le fonti, i principi di aggiornamento dei dati ed i tempi di conservazione degli stessi.

Secondo tale provvedimento, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 13 ottobre 2015, n. 238,  le società che offrono informazioni sull’affidabilità commerciali di imprenditori e manager potranno raccogliere dati solo da fonti pubbliche o direttamente dall’interessato quindi, non basta raccogliere dati da una fonte accessibile, ma bisogna fare in modo che le associazioni delle informazioni siano corrette e pertinenti. Di importanza fondamentale sono i dossier che dovranno essere sempre aggiornati e la conservazione dei dati avrà precisi limiti temporali.

Vediamo nel dettaglio le regole più rilevanti fissate dal Codice di deontologia alle quali dovranno attenersi tutti gli operatori del settore:

In via preliminare il Garante si è concentrato sul reperimento delle fonti indicando che le società potranno acquisire le informazioni presso il soggetto censito  a cui dovrà essere fornita preventivamente idonea informativa nelle modalità indicate all’art. 4 dello stesso provvedimento, presso fonti pubbliche (registri pubblici, pubblici elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque secondo la normativa vigente), ovvero presso fonti pubblicamente accessibili da chiunque (quali quotidiani, elenchi categorici e telefonici, siti internet appartenenti al soggetto censito, enti pubblici/governativi, associazioni di categoria quotidiani e testate on-line).

Tutti questi dati, come previsto dal Codice della privacy, possono essere trattati senza il consenso degli interessati avendo però cura di annotare sempre la fonte da cui si è reperito il dato.

Potranno essere utilizzati anche i dati personali che il soggetto stesso ha liberamente deciso di comunicare al fornitore di informazioni commerciali. Anche in questo caso gli operatori dovranno sempre annotare la fonte da cui hanno tratto i dati personali sulla persona censita.

Per quanto riguarda il punto della conservazione del dato, il Codice di deontologia specifica che, questi potranno essere conservati solo per periodi di tempo ben definiti e per quanto riguarda i dati reperiti da fonti pubbliche o pubblicamente accessibili solo per il periodo di tempo in cui rimangono conoscibili e/o pubblicati nella fonte pubblica da cui provengono (ad esempio quella sulla trasparenza o sulla pubblicità legale degli atti).

Potranno essere trattati anche dati giudiziari (come quelli relativi ad un’eventuale condanna, ad esempio, per bancarotta fraudolenta) della persona censita. Tali informazioni, se trattate da un giornale, o da un’altra fonte pubblicamente e generalmente accessibile, non possono risalire a più di sei mesi prima.

In più di una occasione viene ribadito che gli operatori del settore dovranno utilizzare solo dati pertinenti e non eccedenti l'attività di informazione commerciale. I dati dovranno essere sempre aggiornati.

Le società di informazioni dovranno adottare misure per garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza delle informazioni commerciali al fine di fornire all’interessato la costante certezza che i dati organizzati siano rispettosi delle disposizioni in vigore.

Il nuovo Codice di deontologia entrerà in vigore il 1 ottobre 2016, così da offrire agli operatori il tempo necessario per poter conformare le banche dati e i sistemi informativi alle prescrizioni stabilite.

A partire da quella data, qualunque trattamento di dati personali per finalità di informazione commerciale non conforme al testo appena sottoscritto sarà considerato illecito.

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