Immagina che la tua azienda stia per avviare una collaborazione con un nuovo cliente o un nuovo fornitore.
Prima di firmare il contratto decidi di fare qualche verifica. Inserisci il nome dell’amministratore in un motore di ricerca e compare una notizia che parla di un’indagine giudiziaria. Oppure trovi una corrispondenza in una lista di sanzioni internazionali o un riferimento a una persona politicamente esposta (PEP).
Come reagisci?
Per prudenza potresti decidere di interrompere la trattativa. Oppure, al contrario, potresti liquidare quel risultato come irrilevante e procedere senza ulteriori approfondimenti.
In entrambi i casi il rischio è lo stesso: prendere una decisione sulla base di informazioni non ancora verificate.
Nell’articolo precedente abbiamo visto perché una ricerca manuale, anche se accurata, spesso non è sufficiente per svolgere un’adeguata verifica AML. Una verifica della controparte efficace richiede infatti un’analisi che va oltre la semplice raccolta di informazioni, che è solo il primo passo.
Il secondo, altrettanto importante, è capire se quelle informazioni riguardano davvero la controparte che stiamo valutando e quale impatto abbiano sul livello di rischio.
L’efficacia della verifica della controparte risiede nella capacità di distinguere il significato dei risultati, più che nella loro quantità.
Che cos’è un falso positivo nelle verifiche AML e perché può influenzare le decisioni aziendali
Nel linguaggio della compliance delle terze parti si parla di falso positivo quando una ricerca segnala una possibile criticità che, dopo gli opportuni approfondimenti, si rivela non pertinente.
Durante un’attività di due diligence sulle terze parti, riconoscere un falso positivo è fondamentale per evitare decisioni basate su informazioni non corrette.
Può succedere, ad esempio, che:
- una notizia riguardi un omonimo;
- una persona venga associata erroneamente a una lista di controllo;
- un’informazione sia datata e non rappresenti più la situazione attuale;
- un collegamento societario non sia più valido.
Il problema è che, a una prima lettura, tutte queste informazioni possono sembrare rilevanti.
Ed è proprio qui che nasce uno degli errori più frequenti nelle verifiche sulle controparti: confondere una semplice corrispondenza con un rischio reale.
Un nome trovato in una banca dati, una notizia online o una lista internazionale non costituisce automaticamente un elemento sufficiente per valutare una persona o un’impresa. Prima di attribuire un significato a quel risultato è necessario verificarne il contesto, l’attendibilità e la reale riferibilità al soggetto analizzato.
I casi in cui una verifica AML richiede maggiore attenzione
Non tutte le informazioni presentano lo stesso livello di rischio interpretativo. Alcuni ambiti richiedono particolare attenzione perché è più facile arrivare a conclusioni affrettate.
Persone Politicamente Esposte (PEP)
La presenza di una Persona Politicamente Esposta non rappresenta, di per sé, un indice di illecito.
La normativa AML considera i PEP soggetti che, per il ruolo ricoperto, richiedono un livello di attenzione più elevato. Questo non significa che siano coinvolti in attività illecite, ma che il rapporto con tali soggetti deve essere valutato con maggiore approfondimento.
Interpretare la qualifica di PEP come una prova di rischio sarebbe un errore tanto quanto ignorarla completamente.
Liste di sanzioni
Le liste di sanzioni internazionali rappresentano uno strumento fondamentale nelle attività di verifica, ma una corrispondenza nominale non basta per stabilire che la controparte sia effettivamente il soggetto sanzionato.
È necessario verificare elementi come:
- altri elementi identificativi.
- dati anagrafici;
- nazionalità;
- incarichi ricoperti;
- collegamenti societari;
Solo l’insieme di queste informazioni consente di stabilire se la corrispondenza sia reale oppure frutto di un’omonimia, migliorando la qualità della verifica della controparte.
Notizie negative e adverse media
Anche le ricerche sulle fonti aperte possono generare risultati fuorvianti.
Una notizia potrebbe riferirsi a fatti molto datati, essere stata successivamente smentita oppure riguardare una persona con lo stesso nome.
In altri casi il contenuto è corretto, ma non ha alcuna rilevanza rispetto alla valutazione della controparte.
Per questo motivo, nelle verifiche AML, il semplice ritrovamento di una notizia non dovrebbe mai essere considerato una conclusione, bensì il punto di partenza per un’analisi più approfondita.
Provvedimenti e sanzioni delle autorità
Anche i provvedimenti emanati da autorità nazionali e internazionali rappresentano un’importante fonte di informazioni nelle verifiche AML. Tra questi rientrano, ad esempio, i provvedimenti pubblicati da Consob, IVASS, Banca d’Italia, Garante per la protezione dei dati personali, nonché le liste e le sanzioni emanate da organismi internazionali come OFAC o il Consiglio dell’Unione Europea.
Anche in questi casi, una corrispondenza nominale non è sufficiente per attribuire automaticamente una criticità alla controparte. È sempre necessario verificare che il soggetto segnalato coincida effettivamente con quello oggetto di analisi e contestualizzare l’informazione.
Il doppio rischio di una valutazione AML superficiale
Quando si parla di adeguata verifica AML o di compliance AML si pensa spesso al rischio di non individuare una criticità. Esiste però un rischio meno evidente, ma altrettanto concreto: attribuire una criticità a chi non la presenta. Una valutazione superficiale può portare a due conseguenze opposte:
Sottovalutare un rischio reale
Se una segnalazione viene ignorata senza approfondimenti, l’azienda potrebbe instaurare rapporti commerciali con una controparte che presenta effettivamente elementi di rischio, esponendosi a conseguenze economiche, reputazionali e normative.
Penalizzare una controparte affidabile
Interpretare come definitiva una semplice corrispondenza può portare a interrompere una trattativa, rallentare un processo di onboarding o rinunciare a un’opportunità commerciale senza una reale motivazione.
In entrambi i casi, l’aspetto decisivo è l’interpretazione delle informazioni disponibili.
Sei domande da porti prima di considerare rischiosa una controparte
Quando una verifica restituisce una possibile criticità, la tentazione è quella di trasformare subito quell’informazione in una decisione. In realtà, è proprio in questa fase che si gioca la qualità dell’intero processo di adeguata verifica.
Questo vale sia per la verifica di clienti sia per la verifica di fornitori, indipendentemente dal settore in cui opera l’azienda.
Prima di considerare una controparte rischiosa, è utile porsi alcune domande.
1. La persona individuata è davvero quella che sto verificando?
Nome e cognome, da soli, non sono sufficienti per identificare un soggetto. Omonimie, dati anagrafici incompleti o informazioni mancanti possono generare corrispondenze errate.
Verificare ulteriori elementi identificativi, come data di nascita, nazionalità, incarichi ricoperti o collegamenti societari, aiuta a capire se l’informazione riguarda realmente la controparte.
2. La fonte è attendibile?
Non tutte le fonti hanno lo stesso valore.
Un provvedimento ufficiale, una lista di sanzioni o un registro pubblico hanno un peso diverso rispetto a un articolo pubblicato su un sito poco autorevole o a una notizia ripresa senza verifiche.
Valutare l’affidabilità della fonte è il primo passo per attribuire il giusto significato alle informazioni raccolte.
3. L’informazione è aggiornata?
Anche una notizia vera può non essere più attuale.
Un procedimento potrebbe essere stato archiviato, una sanzione revocata, un incarico terminato o una struttura societaria modificata.
Le verifiche AML rappresentano una fotografia di un determinato momento: basare una decisione su informazioni superate può portare a valutazioni distorte.
4. La criticità è realmente pertinente?
Non tutte le informazioni negative hanno lo stesso impatto sul rischio.
Ad esempio, la presenza di un amministratore tra le Persone Politicamente Esposte richiede un livello di attenzione maggiore, ma non costituisce automaticamente un motivo per interrompere un rapporto commerciale.
Allo stesso modo, una notizia negativa potrebbe riguardare fatti che non incidono sulla valutazione della controparte. Contestualizzare le informazioni significa evitare sia sottovalutazioni sia reazioni eccessive.
5. Esistono elementi che confermano o smentiscono il risultato?
Una singola informazione raramente è sufficiente per formulare una valutazione completa.
Confrontare più fonti, verificare eventuali collegamenti societari e ricostruire il contesto consente di capire se ci si trova di fronte a un rischio concreto oppure a una semplice segnalazione da approfondire nell’ambito della due diligence.
6. Sono in grado di motivare la mia decisione?
Una buona verifica consente sia di prendere una decisione, sia di documentare il percorso che ha condotto a essa.
Poter documentare perché una criticità è stata ritenuta rilevante – o, al contrario, perché è stata esclusa – rappresenta un elemento importante sia ai fini della compliance AML sia per la governance aziendale.
Perché uno screening professionale fa la differenza
Le verifiche AML rappresentano una parte fondamentale della due diligence e delle attività di compliance AML rivolte a clienti, fornitori e partner commerciali. Non hanno l’obiettivo di accumulare il maggior numero possibile di informazioni, ma di trasformarle in elementi utili per una valutazione consapevole della controparte.
Un report AML non si limita a raccogliere dati provenienti da fonti diverse. Aiuta a organizzare le informazioni, verificarne la pertinenza e ridurre il rischio di interpretazioni errate, offrendo una base documentata su cui fondare le proprie decisioni.
L’obiettivo è supportare il giudizio dell’azienda attraverso informazioni affidabili, contestualizzate e verificabili.
In questo modo diventa più semplice distinguere una criticità che richiede ulteriori approfondimenti da una segnalazione priva di reale rilevanza.
* I servizi AML fanno parte dell’offerta del gruppo Abbrevia e sono erogati grazie alle competenze specialistiche di Cheope Risk Management, società del gruppo.
1. Come capire se una controparte è a rischio?
Per valutare correttamente una controparte non basta individuare una segnalazione o una notizia negativa. È necessario verificare che le informazioni siano riferite al soggetto corretto, aggiornate, provenienti da fonti affidabili e realmente rilevanti rispetto al rischio. Solo un’analisi contestualizzata consente di distinguere una criticità reale da un falso positivo e di prendere decisioni aziendali più consapevoli.
2. Una notizia negativa rende automaticamente rischiosa una controparte?
No. La presenza di una notizia negativa non è sufficiente per considerare rischiosa una controparte. È importante verificare che l’informazione riguardi realmente il soggetto analizzato, che sia aggiornata e che abbia un’effettiva rilevanza rispetto alla valutazione del rischio. Solo dopo questi approfondimenti è possibile stabilire se la criticità emersa debba influenzare la decisione aziendale.
3. Perché le ricerche online possono generare errori nelle verifiche AML?
Le ricerche online rappresentano un utile punto di partenza, ma possono restituire informazioni incomplete, non aggiornate o riferite a persone con lo stesso nome. Inoltre, non tutte le fonti hanno lo stesso livello di affidabilità. Per questo motivo, una verifica AML efficace richiede la raccolta, il confronto e la contestualizzazione delle informazioni prima di utilizzarle per valutare una controparte.
4. Quali informazioni è importante verificare prima di valutare una controparte?
Prima di prendere una decisione è opportuno verificare l’identità del soggetto, l’affidabilità delle fonti consultate, l’attualità delle informazioni raccolte e la loro effettiva pertinenza rispetto alla valutazione del rischio. Anche eventuali collegamenti societari, incarichi ricoperti e altre evidenze disponibili possono contribuire a costruire un quadro più completo e supportare una decisione consapevole.
5. Perché uno screening AML professionale può ridurre il rischio di errori?
Uno screening AML professionale raccoglie e organizza informazioni provenienti da fonti affidabili, facilitandone l’interpretazione e la documentazione. L’obiettivo è supportare il giudizio dell’azienda con elementi verificati e affidabili, che consentono di distinguere una criticità reale da una semplice corrispondenza, riducendo il rischio di prendere decisioni basate su informazioni incomplete o non pertinenti.
